Le riunioni ricorrenti sono ormai una prassi consolidata in molte aziende. Una volta fissato un meeting settimanale, mensile o trimestrale, i team si adattano a questo ritmo, facendone parte integrante della loro routine lavorativa. Tuttavia, una domanda che spesso emerge è: quanto sono davvero utili queste riunioni? In un contesto aziendale dove il tempo è prezioso e l’efficienza è fondamentale, è necessario analizzare l’impatto delle riunioni ricorrenti, valutando sia i benefici che i costi.
Questo articolo esplora le dinamiche delle riunioni ricorrenti, ne esamina i pro e i contro, e intende proporre soluzioni adottate da aziende innovative che hanno saputo ripensare la gestione dei loro meeting.
L’impatto nascosto delle riunioni ricorrenti
Spesso, il tempo trascorso in una riunione non finisce al termine dell’incontro stesso: il passaggio a un nuovo compito implica un processo di context switching (cambio di contesto). In pratica, questo fenomeno comporta una “disconnessione” mentale tra l’attività precedente e quella successiva, che può compromettere l’efficienza complessiva.
Un’indagine condotta da Qatalog, in collaborazione con il Cornell University’s Ellis Idea Lab, evidenzia come sia soprattutto la tecnologia a facilitare il fenomeno del context switching. Il 43% delle persone intervistate, infatti, afferma di perdere troppo tempo tra diversi strumenti e applicazioni online. Si stima che in media, le persone spendono circa 36 minuti al giorno a passare da un’app all’altra, e una volta effettuato il cambio di contesto, ci vogliono in media 9 minuti per ritrovare un flusso di lavoro ottimale.
Come ci si può immaginare, il cervello umano non è progettato per gestire al meglio tutti i continui spostamenti tra email, documenti, slide e altre applicazioni. Non sorprende quindi che il 45% degli intervistati in questa ricerca identifichi un calo della produttività dovuto a questo fenomeno, mentre il 43% sostiene che passare continuamente da uno strumento all’altro e/o da un canale di comunicazione all’altro sia estremamente faticoso.
L’effetto del context switching nelle riunioni
Il fenomeno del context switching non riguarda solo il tempo perso nel passaggio tra compiti, file ed applicazioni diversi durante il lavoro (e quindi a una riduzione della qualità dello stesso), ma può anche essere applicato al contesto delle riunioni. Se, ad esempio, un team si riunisce per un meeting di aggiornamento, al termine della riunione potrebbe essere necessario un tempo aggiuntivo per tornare al focus originario. Questo porta a una diminuzione dell’efficienza, un costo che si somma al tempo già investito nel meeting.
La routine che spegne l’efficacia delle riunioni
Le riunioni ricorrenti inoltre, se non ben strutturate, rischiano di diventare puramente meccaniche: i partecipanti si abituano a partecipare senza un reale coinvolgimento, spesso per puro rispetto della routine. Quando le riunioni diventano un incontro per “dovere” e non per una finalità precisa, si riduce l’efficacia del meeting, spegnendo la creatività e la motivazione dei partecipanti.
Riunioni ricorrenti: sono davvero necessarie?
Certo, non tutte le riunioni sono superflue. In alcuni casi, le riunioni ricorrenti sono fondamentali per il successo di un team, specialmente quando si tratta di gruppi altamente collaborativi o di progetti complessi che richiedono aggiornamenti regolari. Per esempio, nelle aziende che adottano un approccio agile, le riunioni periodiche sono cruciali per mantenere il team allineato sugli obiettivi comuni. In questi contesti, le riunioni hanno un valore indiscusso, favorendo la coesione e permettendo di risolvere rapidamente eventuali problematiche.
Quando le riunioni diventano uno spreco
D’altro canto, le riunioni ricorrenti diventano uno spreco quando non sono ben pianificate. Se un meeting non ha un’agenda chiara o obiettivi specifici, diventa solo un rito senza valore. In molti casi, una riunione può essere sostituita da forme di comunicazione asincrona, come email, report o dashboard. In questi casi, l’incontro non aggiunge valore, ma sottrae tempo ed energia che potrebbero essere meglio utilizzati altrove.
Cosa fanno le aziende innovative per migliorare l’efficienza delle riunioni?
Oggigiorno, le aziende più innovative stanno ripensando le loro pratiche di riunioni, puntando a ridurre il tempo speso in incontri, senza sacrificare la collaborazione e l’efficienza. Vediamo alcune delle soluzioni adottate:
Amazon: il principio del “Two Pizza Team”
Amazon – Jeff Bezos si intende – ha introdotto il concetto di “Two Pizza Teams”, il concetto cioè che un team dovrebbe essere piccolo abbastanza da poter essere alimentato con due pizze (nella pratica, un team dovrebbe avere al massimo 6-8 persone). Se il team diventa troppo grande per essere nutrito da due pizze, è probabilmente troppo grande per essere gestito in modo ottimale.
Questo approccio garantisce che i team di lavoro siano abbastanza piccoli da essere efficienti, agili e innovativi, ma abbastanza grandi da avere tutte le competenze necessarie.
Google: riduzione delle riunioni superflue
Google promuove una cultura che riduce al minimo le riunioni non necessarie. Utilizzando strumenti come Google Docs, i membri del team possono aggiornarsi senza dover partecipare fisicamente a un incontro. Google sostiene infatti la filosofia del “No Meeting Days”, concentrandosi sul lavoro indipendente, con incontri solo per decisioni strategiche.
L’introduzione di giornate senza riunioni promuove il lavoro profondo, riduce al minimo il context switching e crea spazio per il pensiero creativo e la risoluzione di problemi in modo più efficace.
Basecamp: la comunicazione asincrona
La piattaforma Basecamp garantisce ai suoi utenti un modello di comunicazione asincrona, riducendo al minimo le riunioni dal vivo. Nella comunicazione asincrona le persone non sono costrette a rispondere in tempo reale. In pratica, i messaggi possono essere inviati e ricevuti in momenti differenti, senza la necessità di una simultaneità nelle risposte (tramite email, documenti condivisi e/o messaggi su piattaforme come Slack, eccetera).
Questo tipo di comunicazione offre maggiore flessibilità, poiché ogni persona può rispondere al messaggio quando è più comoda o disponibile, senza aspettare una risposta immediata.
Best practice globali per riunioni più efficienti
Molte aziende globali stanno implementando best practice che migliorano l’efficienza delle riunioni, ad esempio utilizzando software di collaborazione come Trello, Asana o Notion, che possono sostituire numerosi meeting. Questi strumenti permettono di tracciare progetti, assegnare compiti e monitorare progressi in tempo reale, senza necessità di riunioni continue. Inoltre, alcune aziende riservano riunioni periodiche solo per decisioni strategiche, evitando riunioni operative che potrebbero essere gestite in modo asincrono.
Fare riunioni con meno persone è più efficiente?
Una delle chiavi per rendere le riunioni più efficienti è ridurre il numero di partecipanti, coinvolgendo solo chi è realmente necessario. Meno persone in una riunione significa maggiore responsabilità, minori distrazioni e una maggiore efficacia nelle decisioni.
La regola del “solo chi serve”
Le riunioni più efficienti coinvolgono solo i membri chiave del team, ovvero quelli che hanno informazioni cruciali o sono direttamente coinvolti nel progetto. Questo evita le cosiddette “riunioni allargate”, che dilatano la durata dell’incontro senza aggiungere valore.
Il ruolo dell’ascoltatore passivo
Non tutti i partecipanti a una riunione sono sempre necessari per prendere decisioni. Alcuni membri del team potrebbero essere semplicemente ascoltatori passivi, che ricevono aggiornamenti attraverso email o report post-riunione. Ciò contribuisce a mantenere il meeting snello e focalizzato.
Il costo di una mancata riunione
Se da un lato evitare riunioni inutili può aumentare la produttività, dall’altro può esserci il rischio di decisioni mancate o ritardate. In alcuni casi, l’assenza di una riunione dal vivo o virtuale potrebbe portare a una comunicazione insufficiente o a ritardi significativi. Situazioni critiche, come il lancio di un prodotto o il superamento di una crisi, richiedono spesso una riunione immediata per prendere decisioni rapide.
Il vero successo sta nel trovare l’equilibrio giusto tra evitare riunioni inutili e non sacrificare momenti cruciali di interazione. Ogni azienda deve essere in grado di valutare se una riunione è veramente indispensabile o se può essere sostituita con strumenti di comunicazione più efficienti.
I Do’s & Don’ts per riunioni migliori
Do’s: cosa fare per massimizzare il valore di una riunione
- Preparare e condividere un’agenda chiara in anticipo.
- Definire ruoli chiari: chi modererà, chi si occuperà del timing, chi sarà responsabile delle decisioni, eccetera.
- Limitare la durata e il numero di partecipanti.
- Concludere con un follow-up chiaro e azionabile.
Ecco una piccola Checklist per decidere se una riunione è necessaria:
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- Esiste un obiettivo chiaro?
- Quali decisioni devono essere prese?
- Serve davvero la presenza di tutti?
Don’ts: errori da evitare
- Non invitare persone non necessarie.
- Non organizzare riunioni senza uno scopo chiaro.
- Non superare il tempo stabilito.
- Evitare riunioni lunghe e infruttuose.
- Non ignorare le soluzioni asincrone come alternativa alle riunioni.
Strumenti per rendere le riunioni più efficienti
Alcuni strumenti tecnologici possono aiutare a rendere le riunioni più efficienti:
- Calendly per pianificare riunioni solo quando necessario.
- Miro per brainstorming collaborativi senza riunirsi fisicamente.
- Zoom o Microsoft Teams per riunioni ibride ben gestite.
Per pianificare, monitorare e ottimizzare l’utilizzo del tempo durante le riunioni potete utilizzare la nostra applicazione Meeting Timer (inserire Link), disponibile gratuitamente su App Store e Play Store. Meeting Timer è lo strumento ideale per tenere sotto controllo la durata delle riunioni e calcolare il loro costo, tenendo conto sia del numero di partecipanti che dei ruoli ricoperti da ciascuno.
Se desiderate invece altri suggerimenti più specifici e approfondimenti, potete consultare il nostro articolo “Quanto ti costa ogni riunione aziendale? Scopri come tagliare i costi e migliorare il ROI“, che trovate nella Sezione Blog del sito.
In conclusione, le riunioni ricorrenti non sono né positive né negative in sé; dipende da come vengono gestite. Una riunione ben progettata può essere uno strumento potente per migliorare la collaborazione e l’efficienza, mentre una riunione mal strutturata può rallentare la produttività. Il vero segreto per il successo è valutare le riunioni con consapevolezza, applicando le soluzioni più adatte per rendere ogni incontro realmente utile.
